Griffie
De belangrijkste taak van de griffie is de gemeenteraad in brede zin te ondersteunen. Zo zorgen de griffiemedewerkers ervoor dat vergaderingen van raadscommissies en gemeenteraad in goede banen worden geleid. In overleg met de voorzitters stellen zij de agenda’s voor de procedure- en overlegvergaderingen op. Zij adviseren de raad, presidium, commissies, fractievoorzittersoverleg (FvO) en de afzonderlijke leden.
De griffie is een aparte dienst, die rechtstreeks onder de gemeenteraad valt. De griffie werkt nauw samen met Bureau Processturing (BPS) om de voorbereiding van het besluitvormingsproces zo goed mogelijk voor te bereiden.
Taken van de griffie
De algemene opdracht aan de griffie valt uiteen in de volgende taken:
· Voorbereiding, begeleiding en “follow up” van vergaderingen van raadscommissies, presidium, fractievoorzittersoverleg en de raad;
· Ondersteuning en advisering van de griffier, de burgemeester en de voorzitters van de raadscommissies in hun hoedanigheid van respectievelijk secretaris en voorzitter van de raad en de raadscommissies;
· ondersteuning bieden in contacten tussen de raad en burgers;
· ondersteuning van individuele raadsleden;
· beheer/beheersen van informatiestromen van en naar bestuursorganen;
· toezicht op procedures, initiatief tot en medewerking aan wijziging van procedures;
· voorlichting rond de raad, raadscommissies en de betreffende vergaderingen, alsmede het verzorgen van het representatie- en communicatiebeleid van de raad en zijn onderdelen;
· het op basis van gemeentelijke regelgeving en rijksregelingen (doen) uitbetalen van vergoedingen en tegemoetkomingen aan raadsleden, fracties, fractievertegenwoordigers en voormalige raadsleden;
· ondersteuning verlenen bij bijzondere instrumenten van de raad als het burgerinitiatief, enquête en referendumverordening.
· contacten onderhouden met de instituten van de raad: de ombudsman en de Delftse Rekenkamer.
In de werkplannen van de griffie worden deze taken jaarlijks uitgewerkt, en in een jaarplan aan het presidium voorgelegd.
Het jaarverslag 2010 van de griffie vindt u hier.
Bij wie moet u zijn?
De griffie is een platte organisatie. De raadsgriffier wordt benoemd door de gemeenteraad en staat aan het hoofd van de griffie. De raadsgriffier is de eerste adviseur van de gemeenteraad. De griffier woont alle raadsvergaderingen bij en geeft leiding aan de griffie, het ambtelijk apparaat van de gemeenteraad. De plaatsvervangend griffier vervangt de griffier bij diens afwezigheid.
De griffie bestaat uit:
- De raadsgriffier
- Drie commissiegriffiers, van wie één tevens plaatsvervangend griffier en één tevens financieel raadsadviseur.
- Een algemeen secretaris
- Een raadsmedewerker
- Een communicatieadviseur
Griffie Delft
Postbus 78
2600 ME Delft
Telefoon 015 - 260 2416 (ma t/m vr 9.00 - 17.00 uur)
E-mail
